Как учитывать расходники и покупки сотрудников
Добавьте остатки, фиксируйте списания и разберитесь, когда покупка пополняет склад и создаёт расход.
Перед началом
Подготовьте фактический остаток по каждой позиции и договоритесь об единице измерения: штуки, рулоны, упаковки. Сотруднику нужен действующий доступ к организации и ПВЗ.
Первая инструкция: подключение сотрудникаНа снимках — учебные данные. Стрелки отмечают нужные элементы. Нажмите на картинку, чтобы увеличить. Светлая и тёмная темы могут отличаться от вашей настройки.
Добавьте позицию и начальный остаток
- Откройте «Расходники» → «Добавить позицию».
- Введите название, единицу измерения, начальное количество и минимальный остаток.
- Выберите конкретный ПВЗ. «Общий склад» используйте для общих запасов организации.
- Сохраните и проверьте карточку. Минимальный остаток помогает заметить нехватку, но сам не заказывает товар.
- Укажите склад или ПВЗ
Фиксируйте приход и расход
- После поступления материала внесите приход в карточке позиции.
- Когда материал использован, внесите списание с количеством и комментарием.
- Проверьте «Историю»: направление движения, количество, дату и автора. Сверяйте остаток с фактическим количеством на точке.
Обычный приход или списание меняет складское количество. Стоимость закупки учитывайте в финансах отдельно, если она не проведена специальной заявкой сотрудника.
- Приход, списание, история
Сотрудник списывает использованные материалы
- В JobPVZ откройте «Кабинет» → «Расходники».
- Найдите позицию нужного ПВЗ и нажмите «Списать».
- Введите использованное количество, поясните причину и подтвердите.
- Проверьте новый остаток и историю. Списать больше имеющегося количества нельзя.
В учебном примере после списания двух пакетов остаток изменился с 20 до 18.
- Списывайте использованное
Оформите покупку через JobPVZ
- Нажмите «Купить / докупить».
- Выберите существующую позицию либо новый расходник. Для нового укажите название и единицу измерения.
- Заполните количество и цену за единицу, проверьте итог. Например, 10 пакетов × 5 ₽ = 50 ₽.
- Укажите детали в комментарии и отправьте заявку. Дождитесь решения руководителя.
- Проверьте итог до отправки
Перед одобрением проверьте склад и деньги
- В «Задачах и заявках» откройте покупку сотрудника.
- Сверьте ПВЗ, наименование, количество, цену и договорённость о покупке.
- Одобрите заявку, когда готовы провести эту операцию в учёте.
- Проверьте увеличение остатка, приход в истории и расходную операцию в «Финансах».
Одобрение специальной заявки на покупку одновременно пополняет склад и создаёт расход на дату проведения. Повторное одобрение той же заявки не должно создавать второй приход. Проведённую покупку нельзя просто отклонить или удалить: для отмены требуется отдельно урегулировать склад и финансовый учёт. Это не банковский перевод сотруднику.
ЕСЛИ ВОЗНИК ВОПРОС
Что проверить
Зачем архивировать расходник?
Архив убирает позицию из активного списка. Для неё нельзя проводить новые движения, но история остаётся доступна руководителю. Если позиция больше не используется, архив позволяет сохранить контекст прошлых операций.
Почему администратор не может одобрить покупку?
Проверьте назначенный ПВЗ и право «Финансы ПВЗ (доходы/расходы)»: одобрение создаёт финансовый расход. Также проверьте активность ПВЗ и самой складской позиции.
Открыть расходники
Пройдите инструкцию на своём ПВЗ и проверьте результат.
Открыть расходники